LES HALLES DE SCHAERBEEK RECRUTENT un·e Assistant·e polyvalent·e en administration (F/H/X)

Les Halles développent leurs activités dans un bâtiment historique, ancien marché de quartier. Depuis le 1er janvier 2024, elles sont un Centre Scénique de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Sa programmation, fortement interdisciplinaire, se concentre principalement sur le cirque, la danse et la musique. 

Le projet des Halles se concentre sur trois missions principales : 
- bien soutenir les artistes et proposer un programme artistique divers et curieux 
- être actif sur le territoire local et avec les communautés du quartier des Halles et au-delà 
- rester attentifs aux grandes questions sociétales d’aujourd’hui (climat, migration, genre, justice sociale, entre autres). 

Pour réussir à développer ces trois missions de manière cohérente, Les Halles organisent leur programmation de manière novatrice, en trois blocs de programmation distincts pour être à la fois artistiquement engagé, ouvert aux collaborations avec les communautés du quartier et sensible aux changements du monde dans lequel nous vivons aujourd’hui.

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à consulter notre site web : https://www.halles.be/fr/s/29-les-halles.

 

Missions :

L’ Assistant·e polyvalent·e en administration (f/h/x) a pour mission l’accompagnement administratif de l’activité des Halles de Schaerbeek.

 

Responsabilités et tâches :
En lien avec la direction administrative & Financière :

I] Administration

• Préparation et élaboration des cadres contractuels, contrats et conventions, liés à la mise en œuvre des activités et du fonctionnement de l’institution.
• Coordination du suivi administratifs des projets (budget, planning, logistique) en collaboration avec les différents départements (technique, administration, communication, médiation)
• Gestion et suivi des assurances et contrats fournisseurs
• Suivi administratif des productions (précompte professionnel, formulaires A1, droits d’auteur, facturation, …)
• Suivi des engagements artistiques (contrats, C4, U1…)
• Établissements des décomptes finaux d’évènement
• Recherche de moyens d’optimisation de nos outils et méthodes de travail.

II] Finance et comptabilité

• Coordination des informations avec la comptabilité et les ressources humaines
• Préparation des documents comptables et transmission à la fiduciaire externe
• Suivi et bilan des dossiers de subsides récurrents et aux projets
• Edition de factures sortantes et suivi du paiement (Bancontact, Visa, billetterie,…)
• Gestion du fichier caisse
• Vérification et suivi des budgets Prévisionnels et du plan de Trésorerie

III] Ressources humaines :

• Back up des encodages des prestations sur SD Worx : équipe permanente/extra et sur paycoop pour production avec Tax Shelter (encodage des contrats, Dimona, prestations, jours de congé,)
• Gestion administrative des ressources humaines : édition des fiches de salaires, C4, attestations diverses,
• Calcul et vérification des salaires, des factures des secrétariats de gestions et des masses salariales.
• Suivi SD Worx/Mensura

Travail de veille sur les mises à jour des règles juridiques et administratives du secteur.

La liste des tâches présentées ici est non exhaustive. Le·a assistant·e polyvalent·e en administration (F/H/X) pourra être amené·e à être secondé·e dans ses missions par un·e stagiaire dont iel supervise le travail.

 

Profil

• Très bonnes compétences de gestion et d’administration (budget, planning, contrats)
• Bonnes connaissances de la législation et du fonctionnement du secteur du spectacle vivant belge (droits d’auteurs, précompte professionnel, détachement, etc.).
• Expérience avérée dans le suivi de financements (justificatif de subsides, bilans).
• Connaissances de la législation et du fonctionnement du secteur de la musique
• Connaissance du suivi administratif de production Tax Shelter est un plus. 
• Rigueur, précision, organisation
• Créativité, esprit d’ouverture, capacités d’adaptation, disponibilité
• Qualités de communication et aptitudes à travailler en équipe
• Expérience professionnelle d’au moins 3 ans en tant qu’assistant·e polyvalent·e (f/h/x) en administration
• Goût et intérêt pour la musique et le spectacle vivant en particulier.

 

Compétences souhaitées

• Maîtrise du français et de l’anglais ; le néerlandais est un plus
• Excellente connaissance des programmes de bureautique (suite Microsoft Office, autres,…)

 

Conditions

✓ Un contrat à durée indéterminée temps plein 38h/semaine avec prestations régulières le soir, les samedi et dimanche

✓ Avantages extra-légaux : assurance pension, remboursement frais de transport, chèques repas, DKV.

✓ rémunération selon les salaires de la Commission Paritaire 304 et avantages en nature 

✓ prise de fonction idéalement fin-août 2025 

 

Les Halles sont fortement attentives à la diversité de leurs équipes et à l’inclusivité de leur fonctionnement. Le processus de sélection est ouvert sur la base des compétences des candidat·es (f/h/x), sans discrimination de genre, origine, âge ou de classe sociale, entre autres.

Les candidatures, accompagnées d’un CV et d’une lettre de motivation, doivent parvenir à Greg Bueken avant le dimanche 13 juillet 2025, par mail à : greg.bueken@halles.be